Quản trị và sử dụng Mail Server Mdaemon và Webmail

I. Hướng dẫn quản trị Mail Server Mdaemon

1. Login vào tài khoản quản trị hệ thống bằng đường link sau:

http://mail.loustore.com:1000

2. Tạo email

Từ danh sách bên trái, lựa chọn Accounts (Tài khoản) → New (tạo mới) như hình ảnh phía dưới.

Mở một cửa sổ mới, điền đầy đủ thông tin và sau đó nhấn nút ”Save” theo hình minh họa bên dưới.

3. Cài đặt chuyển tiếp email (Mail forwarding)

Để thiết lập chuyển tiếp email, bạn cần làm như sau: Trên menu “Accounts”, chọn email mà bạn muốn chỉnh sửa, sau đó nhấn nút “Edit”. Đánh dấu vào ô This account is currently forwading mail. Nhập địa chỉ email muốn chuyển tiếp đến, sau đó nhấn “Save”.

4. Cài đặt tự động phản hồi (Autoresponder)

Lựa chọn menu Tự động phản hồi từ cửa sổ chỉnh sửa thư điện tử, chọn Enable để kích hoạt chức năng tự động phản hồi cho tài khoản này. Tiếp theo, gõ nội dung muốn trả lời tự động vào khung văn bản Tự động phản hồi và bấm Lưu.

Từ cửa sổ Email Settings, chọn menu Autoresponder, tích chọn Enable an autoresponder for this account. Sau đó bạn nhập nội dung sẽ tự động trả lời vào ô Autoresponder text và nhấn Save.

Khi có email gửi đến từ khách hàng hoặc đối tác, hệ thống sẽ tự động gửi email trả lời với nội dung này trước đến khách hàng hoặc bạn có thể dùng tính năng này cho các ngày nghỉ phép hoặc nghỉ lễ.

5. Thay đổi mật khẩu cho một địa chỉ email

Từ cửa sổ Account Settings, chọn menu Account Details, nhập mật khẩu mới và bấm nút Save như hình phía dưới.

6. Tạo một nhóm email

Trong tình huống có nhiều phòng ban, bạn chỉ cần gửi email vào địa chỉ email của nhóm và tự động các thành viên trong nhóm sẽ nhận được email đó.

Từ danh sách bên trái, chọn Mailing Lists → New (Tạo mới).

Nhập tên nhóm bạn muốn tạo sau đó bấm nút Lưu như trong hình dưới đây.

Bấm chọn vào nhóm trong phần Mailing Lists, sau đó bấm chỉnh sửa để thêm địa chỉ email của nhân viên. Mở menu Members → New, nhập địa chỉ email mà bạn muốn thêm và lưu lại bằng cách bấm Save.

7. Bổ sung thêm một địa chỉ email vào nhóm quản trị hệ thống

Từ danh sách bên trái, lựa chọn Domains → tìm Domain cần điều chỉnh → bấm Edit.

Một cửa sổ mới xuất hiện, chọn danh mục Admins → điền tên người dùng muốn được cấp quyền quản trị → Bấm vào nút (Add) Thêm mới → Tiến hành lưu lại.

II. Hướng dẫn dùng webmail cơ bản

1. Truy cập và đăng nhập vào webmail

Truy cập vào webmail qua đường dẫn có dạng như sau: http://mail.loustore.com

2. Tạo và gửi email

Bấm vào nút Tạo mới (New) trên giao diện chính của hộp thư điện tử trên web.

Một cửa sổ mới đã xuất hiện. Giao diện giống như hình ở phía dưới:

Để gắn thêm tập tin, bạn nhấn vào nút có hình kẹp giấy.

Chọn file cần đính kèm, đợi file upload xong, nhấn chọn nút Attach to Message sau đó nhấn Finished để hoàn tất.

Nhập nội dung email nếu muốn gửi ngay thì nhấn Send Now, nếu muốn gửi sau thì nhấn Send Later, mail sẽ được lưu trong mục Drafts

3. Thay đổi mật khẩu của email

Từ trình đơn chính bên trái, lựa chọn Options → Thay đổi mật khẩu → Lưu lại.

4. Tạo chữ ký cho mail

Trên menu chính bên trái bạn chọn Options → Compose → Nhập nội dung chữ ký vào khung Signature sau đó nhấn Save như hình bên dưới để lưu lại

5. Cấu hình trả lời tự động (Autoresponder)

Trên menu chính bên trái, chọn Options → Autoresponder → Tích chọn Autoresponder để kích hoạt

Nhập thông tin vào ô Auto-reply with the following message sau đó lưu lại.

6. Cấu hình chuyển tiếp mail (Mail forwarding)

Từ trên menu chọn Options → Personalize → chọn tùy chọn Enable Forwarding.

Hệ thống được trang bị tính năng Retain Copy sẵn có, tức là sau khi chuyển tiếp thư, hệ thống sẽ vẫn giữ một bản sao. Nếu không chọn tính năng này, hệ thống sẽ ngay lập tức xóa thư sau khi chuyển tiếp.

Nhập địa chỉ email bạn muốn forward mail đến vào khung Address you’d like to forward messages to: sau đó nhấn Save để lưu cấu hình.