Chỉ bạn 4 cách tạo email doanh nghiệp miễn phí hiện nay

Trong việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín của công ty trong mắt khách hàng, email tên miền là công cụ quan trọng. Bạn có thể lựa chọn giữa tạo thư điện tử doanh nghiệp miễn phí hoặc trả phí. Vậy làm thế nào để công ty có thể sở hữu thư điện tử tên miền miễn phí? Hãy tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây cùng LouStore.

Tên miền email là gì?

Tên miền của công ty được thể hiện bằng cách sử dụng định dạng tenmien và nằm trong phần hậu tố của địa chỉ email, được phân tách bằng ký hiệu @ giữa phần tên email và phần tên miền. Ví dụ: nếu tên miền của công ty là loustore.com, thì địa chỉ email sẽ có dạng abc@loustore.com

Từ đó, có thể thấy rõ một số khác biệt chính giữa email tên miền và email cá nhân như:

• Domain của công ty sẽ được lưu trữ trong phần gia tăng của email domain. Trong khi đó, domain của các nhà cung cấp như Gmail, Outlook, Hotmail, Yahoo,… Sẽ được lưu trữ trong phần gia tăng của email cá nhân. Về mặt hình thức, như vậy là chính xác.
• Những chức năng chuyên biệt của Email tên miền bao gồm khả năng gửi email hàng loạt, lọc thư rác, tạo bí danh email và nhiều tính năng khác phù hợp với các hoạt động đặc thù của doanh nghiệp, không phải là email cá nhân.

Có những lợi ích và hạn chế gì khi sử dụng email miễn phí tên miền?

So với email cá nhân, email sử dụng tên miền miễn phí đem đến nhiều lợi ích vượt trội. Tuy nhiên, hệ thống email này cũng có những ưu – khuyết điểm nhất định.

Ưu điểm	Nhược điểm
– Tiết kiệm ngân sách khi không cần mất phí đăng ký, cài đặt, nâng cấp hệ thống. – Xây dựng hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp trong mắt khách hàng. – Hỗ trợ tăng độ nhận diện và định vị thương hiệu.	– Bị hạn chế tính năng, doanh nghiệp cần nâng cấp lên bản trả phí để sử dụng đầy đủ tính năng. – Server không ổn định và có thể xảy ra lỗi. – Hạn chế dung lượng email, kích thước tệp, số lượng thiết bị đăng nhập. – Thường xuyên nhận thư rác, thư spam , quảng cáo.

Trường hợp nào nên dùng email theo tên miền miễn phí ?

Dựa vào phân tích ưu – nhược điểm trên, có thể nhận thấy rằng, chỉ nên sử dụng email miễn phí theo tên miền trong trường hợp sau đây:

• Doanh nghiệp có quy mô nhỏ dưới 10 người hoặc đông thành viên nhưng không có nhu cầu sử dụng email cao.
• Các doanh nghiệp chỉ cần vài tài khoản email có tên miền để liên lạc với khách hàng và đối tác.
• Không phải yêu cầu quan trọng của cá nhân hoặc tổ chức là dung lượng lưu trữ, dung lượng tệp đính kèm và số lượng email có thể gửi mỗi ngày.
• Chỉ mong muốn sử dụng thư điện tử tên miền để gửi và nhận thư mà không cần dùng thêm nhiều tiện ích tiên tiến khác, người dùng.
• Khách hàng đăng ký để trải nghiệm trước chất lượng dịch vụ email có tên miền của nhà cung cấp.

Hiện nay, có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ đăng ký email tên miền miễn phí để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Có thể kể đến những tên tuổi như Google, Microsoft, Zoho,… Để hiểu rõ hơn cách tạo email doanh nghiệp miễn phí trên các nền tảng này, mời bạn theo dõi tiếp nội dung bên dưới.

4 cách tạo email doanh nghiệp miễn phí dễ nhất hiện nay

Bạn có thể chọn tạo email doanh nghiệp không tốn phí hoặc trả phí, như đã đề cập. Tuy nhiên, trong bài viết này, LouStore sẽ chỉ dẫn cho bạn 4 phương pháp để tạo email tên miền không mất phí như sau.

1. Tạo email tên miền miễn phí bằng Google

Bạn có thể tạo email doanh nghiệp miễn phí trên Google theo 2 cách sau:.

1. Sử dụng Google Workspace for Education

Bắt đầu từ tháng 05/2022, tổ chức và doanh nghiệp sẽ không thể sử dụng dịch vụ G Suite Legacy miễn phí của Google nữa. Thay vào đó, người dùng sẽ cần sử dụng email tên miền trả phí trên nền tảng Google Workspace.

Các tổ chức giáo dục từ K-12 trở lên và các trường học tại nhà ở Mỹ sẽ được cung cấp miễn phí một bộ công cụ trên đám mây với chính sách Google Workspace for Education đặc biệt ưu ái từ nhà cung cấp này. Tuy nhiên, quy trình đăng ký sẽ khá khắt khe và yêu cầu giấy chứng nhận để đảm bảo tính chính xác. Tất cả đều cho thấy sự quan tâm đặc biệt của nhà cung cấp đối với lĩnh vực giáo dục.

Các giai đoạn yêu cầu của dịch vụ này được miêu tả như sau:

• Bước đầu tiên: Gửi yêu cầu xác nhận sử dụng Google Workspace for Education và các tài liệu cần thiết.
• Bước 2: Xác định rằng tên miền thuộc sở hữu chính chủ của bạn.

Trong thời gian làm việc 14 ngày, Google sẽ xét duyệt yêu cầu của bạn. Nếu được chấp thuận, bạn có thể mở rộng danh sách người dùng trong hệ thống email của mình và sử dụng thêm các tính năng tiên tiến.

2. Dùng thử dịch vụ email tên miền miễn phí của Google

Bạn có thể tận dụng dịch vụ email tên miền miễn phí trên Google bằng cách đăng ký sử dụng thử. Việc này sẽ giúp bạn thử nghiệm và đánh giá sơ bộ về chất lượng của dịch vụ trước khi quyết định mua phiên bản trả phí.

Thủ tục kiểm tra như sau:

• Bấm vào phần Khởi động sử dụng thử miễn phí nằm ở phía trên bên phải của màn hình và truy cập vào liên kết https://workspace.Google.Com/ để thực hiện bước đầu tiên.
• Nhập thông tin của doanh nghiệp bao gồm tên, số lượng nhân viên và quốc gia cùng với thông tin cá nhân gồm họ tên, địa chỉ email và số điện thoại. Sau đó chuyển sang bước thứ hai.
• Tại giai đoạn này, câu hỏi “Công ty của bạn đã đăng ký tên miền chưa?” Sẽ được hiển thị với 2 phương án lựa chọn. Nếu đã đăng ký, bạn có thể chọn “Có, tôi đã sở hữu tên miền” và nhập tên miền vào trường tương ứng. Sau đó, hãy nhấn nút “Tiếp tục” để chuyển đến bước 4.
• Nếu bạn không sở hữu tên miền, hãy lựa chọn Không. Sau đó, mua tên miền theo những gợi ý từ Google, bấm Tiếp theo và tiếp tục đến bước 5.
• Nhập thông tin đăng nhập vào tài khoản bằng tên người dùng và mật khẩu. Sau khi xác thực rằng không phải là người máy, nhấn nút Tiếp tục. Đây là bước 4.
• Thiết lập tài khoản doanh nghiệp bao gồm những chi tiết như địa chỉ đường, thành phố và mã bưu chính. Để hoàn tất bước thứ 5, bạn cần nhập thông tin đăng nhập vào tài khoản, sau đó xác nhận bằng cách chọn “Tôi không phải là robot” và nhấn nút “Tiếp tục”.
• Kết thúc, bạn xác thực tên miền đã lựa chọn, tạo tài khoản mới và xác nhận email theo tên miền. Bước 6 là bước cuối cùng và sau đó, bạn được cấp 14 ngày miễn phí sử dụng.

2. Dùng thử email tên miền miễn phí với Microsoft Outlook

Bạn cũng có thể thử nghiệm dịch vụ email cho doanh nghiệp giá cả hợp lý của Microsoft Outlook trong một thời gian 1 tháng kèm theo Google Workspace.

Những thủ tục đăng ký thử nghiệm được trình bày chi tiết như sau:

• Để đăng ký sử dụng thử Microsoft Outlook, bạn phải truy cập vào đường dẫn https://www.Microsoft.Com/vi-vn/microsoft-365/try và cung cấp thông tin thẻ tín dụng.
• Đăng nhập vào hệ thống Microsoft hoặc lựa chọn tạo tài khoản nếu chưa có (Bước 2). Điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu và xác minh không phải là trí tuệ nhân tạo.
• Bước 3: Truy cập vào liên kết https://outlook.Live.Com/owa/ và lựa chọn Đăng nhập ở phía trên bên phải của màn hình.
• Bước thứ 4: Đăng nhập bằng tài khoản từ bước thứ 2.
• Bước 5: Sau đó, bạn sẽ thấy một bảng thông tin xuất hiện. Trong ô “Provide your domain name”, hãy nhập tên miền mà bạn muốn đăng ký làm email doanh nghiệp và bấm “Continue”.
• Bước 6: Truy cập vào trang Quản trị để cấu hình tên miền. Bạn nhập thông tin bên dưới vào trang dịch vụ tên miền: DNS (hoặc MX hoặc TXT), Máy chủ, Giá trị MX/ Giá trị, Thời gian tồn tại (thường là 36000),…
• Bước 7: Tại phần Tài khoản Thành viên, lựa chọn Thêm để thêm địa chỉ email tên miền mới. Tiếp theo, nhập thông tin người dùng và bấm Đồng ý để kết thúc. Phần mềm Microsoft Outlook cho phép tạo tối đa 50 tài khoản email của tên miền. Bước 7 đã được hoàn thành.

3. Tạo email doanh nghiệp với Zoho Mail

Cụ thể, Zoho hỗ trợ người dùng tạo email hoàn toàn miễn phí theo tên miền. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập vào trang web của Zoho theo đường link: https://www.Zoho.Com/mail/zohomail-pricing.Html. Lựa chọn gói dịch vụ Forever Free Plan.
• Nhập đầy đủ các thông tin theo yêu cầu (bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại di động, mật khẩu) ở Bước 2. Tiếp theo, đánh dấu vào hộp “Tôi đồng ý với các Điều khoản Dịch vụ và Chính sách Bảo mật” và nhấp vào “Đăng ký”.
• Bước 3: Nhấn vào nút Try Now ở phía dưới màn hình.
• Click vào nút “Thêm Ngay” trong bước 4. Tiếp theo, nhập thông tin về tên miền và tên công ty và nhấn “Thêm”. Cuối cùng, bấm vào “Tiếp tục xác minh tên miền”.
• Bước 5: Xác nhận tên miền theo hướng dẫn của Zoho thư điện tử.
• Bước 6: Nhấn vào Verify. Tiếp theo, tạo một tài khoản người dùng mới và xác thực email theo tên miền.

4. Tạo email công ty miễn phí với Yandex

Để tạo thư điện tử cho doanh nghiệp hoàn toàn không tốn phí, bạn có thể sử dụng Yandex. Cụ thể, bạn cần thực hiện theo các bước sau đây:

• Bước 1: Truy cập vào đường dẫn sau: https://passport.Yandex.Com/registration.
• Nhập đầy đủ các thông tin theo các mục yêu cầu và chọn tùy chọn Gửi mã để hệ thống gửi mã xác nhận đến số điện thoại mà bạn đã cung cấp. Sau đó bạn sẽ được yêu cầu nhập mã xác nhận để hoàn tất quá trình đăng ký.

• Để hoàn tất việc đăng ký tài khoản trên Yandex, bạn cần nhập mã code gồm 6 chữ số vừa được gửi và nhấn nút ”Xác nhận”. Sau đó, hãy chọn ”Đăng ký” để hoàn tất quá trình đăng ký.
• Bước thêm tên miền vào tài khoản Yandex là ở bước 4, bạn cần đăng nhập vào Yandex.Connect với tư cách quản trị viên. Bạn có thể tìm thấy mục Webmaster trên trang chính, sau đó chọn Add a domain để nhập tên miền và chọn Add.
• Xác nhận tên miền bằng cách nhấn vào Confirm your domain ở Bước 5 và chọn phương thức xác minh từ các lựa chọn dưới đây: – Xác nhận bằng DNS: Đây là phương thức tốt nhất nếu bạn được cấp quyền truy cập vào bảng quản lý DNS của nhà cung cấp dịch vụ. Theo mặc định, công ty đã đăng ký tên miền cho bạn sẽ là người thực hiện. Bạn cần gửi bản ghi DNS chứa giá trị được chỉ định dưới dạng txt để Yandex kiểm tra và xác nhận.
• Khi bạn được cho phép chỉnh sửa các thư mục trong một tên miền đã được dùng để lưu trữ website, bạn có thể sử dụng phương pháp xác minh bằng thẻ meta. Để thực hiện việc xác minh, bạn cần thêm một thẻ đặc biệt vào mã HTML của trang chủ website.
• Nếu bạn sở hữu một tên miền đang lưu trữ trang web và được cấp quyền truy cập vào thư mục gốc trên máy chủ của dịch vụ, bạn có thể thực hiện xác minh bằng cách tạo một tệp HTML đặc biệt theo hướng dẫn và thêm vào thư mục gốc của trang web.

Bạn cũng có thể truy cập trang chủ của Yandex Mail để biết thêm thông tin về tính năng và dịch vụ của nó.Bạn có thể tìm hiểu thêm về Yandex Mail trong bài viết so sánh Zoho Mail và Yandex Mail chi tiết và đầy đủ nhất của LouStore. Ngoài ra, bạn có thể ghé thăm trang chủ của Yandex Mail để biết thêm về tính năng và dịch vụ của nó.

Vì sao nên sử dụng email tên miền trả phí ?

Nếu bạn muốn sử dụng một dịch vụ gửi nhận email bằng tên miền chất lượng tốt nhất, hãy đăng ký dịch vụ email tên miền trả phí từ các nhà cung cấp. Dịch vụ email miễn phí có những ưu điểm nổi bật, tuy nhiên cũng có nhiều hạn chế và nhược điểm như giới hạn dung lượng, thời gian sử dụng và tính năng,… Như đã được trình bày trong phần đánh giá ưu – nhược điểm.

Các lý do chính để bạn sử dụng dịch vụ này ngay bây giờ là:

• Đối với các dịch vụ miễn phí, người dùng gần như phải giải quyết các vấn đề, thắc mắc trong quá trình sử dụng một mình. Tuy nhiên, nếu sử dụng dịch vụ email với tên miền trả phí, người dùng sẽ được hỗ trợ liên lạc với nhà cung cấp để giải đáp, xử lý bất kỳ thắc mắc nào hoặc có sự cố xảy ra. Họ sẽ được sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.
• Những tài khoản email miễn phí thường chỉ hỗ trợ các chức năng cơ bản như gửi và nhận email với dung lượng giới hạn. Tuy nhiên, tài khoản email trả phí sẽ không bị giới hạn này và được trang bị nhiều chức năng tiên tiến hơn như gửi nhiều email cùng lúc, chặn thư rác và nhiều tính năng khác.
• Hộp thư trả phí được đặt trên một máy chủ riêng, do đó hoạt động rất ổn định và nhanh chóng, trong khi đó hộp thư tên miền miễn phí thường được đặt trên một máy chủ chung, có thể gặp phải tình trạng không ổn định.

Lời kết

Một trong những yếu tố quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp là sử dụng email có tên miền riêng. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn đã biết cách tạo email doanh nghiệp miễn phí phù hợp với nhu cầu của mình. Tuy nhiên, nếu bạn có nhu cầu sử dụng nhiều, hãy xem xét việc sử dụng email tên miền trả phí để đạt được hiệu quả tối đa.